PERSONVERNERKLÆRING FOR SPILLAVHENGIGHET NORGE
Denne personvernerklæringen gjør rede for vår håndtering av personopplysninger som samles inn for å utøve våre tjenester overfor brukere, frivillige og andre vi jobber med. Behandlingen av personopplysninger er både digitalt og i brevform i tråd med personvernreglene (GDPR).
Behandlingsansvarlig i organisasjonen er daglig leder. Henvendelser for innsyn, retting eller sletting av personopplysninger kan gjøres til daglig leder Lill-Tove Bergmo på e-post: samtykke@spillavhengighet.no
Det kan når som helst bes om at informasjon lagret på den enkelte skal slettes/endres.
1. ORGANISASJONENS LEVERANDØRER OG VERKTØY
Mediebruket AS er konsulentselskapet som er utvikler av hjemmesiden www.spillavhengighet.no.
Sikkerhet: Mediebruket AS overvåker spillavhengighet.no med daglig backup. Spillavhengighet Norge og Mediebruket har signert databehandleravtale. Denne sikrer at personopplysninger ikke blir brukt urettmessig eller kommer urettbetinget i hende og viser hvordan databehandler samler inn, registrerer og lagrer/utleverer personopplysninger som blir samlet gjennom nettsiden som databehandler drifter på vegne av Spillavhengighet Norge.
Personopplysninger kan være e-postadresse, telefonnummer, navn og IP-adresse. Mediebruket er taushetsbelagt og kan ikke dele personopplysninger videre. Når du kontakter Spillavhengighet Norge gjennom kontaktskjema blir opplysningene du legger inn lagret så lenge det er behov for å kunne tilby deg den hjelpen vi kan gi deg. Skjemaene og opplysningene blir slettet med jevne mellomrom.
Telenor leverer IT-løsninger for Spillavhengighet Norge. Organisasjonens hovedverktøy for kontortjenester er Microsoft Office 365.
Følgende IT-løsninger benytter organisasjonen:
- Microsoft Office – Kontorapplikasjon
- Microsoft Teams – Digitale møter
- Microsoft Exchange – E-posttjeneste
- Microsoft Sharepoint – Lagring av felles dokumenter
Synlighet AS
Synlighet AS er et digitalt markedsføringsbyrå som leverer rådgivning og andre tjenester for Spillavhengighet Norge sin digitale markedsføring. Synlighet AS leverer tjenester som: annonsering i digitale medier som annonsering i søk, bannerannonsering, annonsering i Sosiale Medier, søkemotoroptimalisering av nettsiden og webanalyse.
Island Garden er et it-utviklingsselskap som har utviklet og levert Spillavhengighet Norge sitt medlemsregister «SN medlem», app og system.
Administratorpanelet til SNmedlem.no er lagret i AWS.
Databasen Firebase er et Google Cloud produkt. Ingen brukerdata lagres utenfor Firebase databasen.
Sikkerhet: API, database og app benytter Firebase Auth for autentisering og sikkerhet.
Applikasjonene blir oppdatert når nye sikkerhetsoppdateringer blir tilgjengelig
Les mer om SN medlem under pkt. 3 Medlemsregister.
2. BRUK AV INFORMASJONSKAPSLER (Cookies)
Spillavhengighet Norge bruker informasjonskapsler på nettsted da vi ønsker å tilby en god brukeropplevelse for deg som besøker spillavhengighet.no Som en viktig del av dette arbeidet ser vi på brukermønsteret til de som besøker nettstedet vårt. Til å analysere denne informasjonen benytter vi analyseverktøyet Google Analytics gjennom 3-part Synlighet AS. Informasjonskapslene overfører og mottar informasjon fra og til google analytics og adwords. Du kan selv forhindre at informasjonskapslene blir lagret på din enhet ved å endre innstillingene i nettleseren. Det utleveres ikke informasjon fra informasjonskapslene til en tredjepart.
Hva er en informasjonskapsel eller cookies?
Cookies er små tekstfiler som lagres på din datamaskin, telefon eller nettbrett når du besøker et nettsted. Cookiene hjelper nettstedet til å huske dine innstillinger (eksempelvis brukernavn, språk, tekststørrelse og andre forhåndsvalg) for en viss periode. Cookies brukes også for å forbedre funksjonalitet, til å samle informasjon for analyseformål eller for markedsføringsformål.
3. MEDLEMSREGISTER
Spillavhengighet Norge registrerer alle som ønsker å bli medlem i et register utviklet av IslandGarden. Dette er ikke et offentlig register og kun organisasjonens ansatte har tilgang til registeret. I dette registeret føres navn, adresse, telefonnummer, e-post og fødselsdato (6 siffer). Dette er vanligvis ikke sensitiv informasjon, men på grunn av navnet til organisasjonen, så vil dette registeret ansees som sensitiv informasjon og være beskyttet med brukernavn og passord. Dette registeret har 2-punkts innlogging.
→ Les hele personvernerklæringen for medlemsregister her
Opplysningene vil brukes for å kunne sende ut informasjon om aktiviteter som gruppemøter og kontaktavtaler. Registeret har en egen app som gjør at medlemmer til enhver tid vil kunne se informasjon om seg selv, i tillegg til medlemsinfo fra organisasjonen.
4. DIALOGSYSTEMER
Spillavhengighet Norge har flere kanaler for dialog. Hovedverktøyet er Microsoft Office 365. Her har vi e-post, chat (intern), telefoni og videokonferanser. Spillavhengighet Norge har gjennom Telenor Bedrift en svartjeneste for henvendelser på telefon. Alle telefonene i kjeden er eid av organisasjonen.
Gruppeledere bruker private telefoner for lagring av kontaktinformasjon til deltagere egne grupper, da etter samtykke. Alle telefoner er passord-beskyttet. Spillavhengighet Norge har @spillavhengig.no adresser på ansatte og noen frivillige. Du kan sende e-post til oss, men husk at alle virksomheter er sårbare for datatyveri. Du bør derfor ikke sende sensitiv informasjon per e-post. Om vi mottar en slik e-post, behandler vi e-posten i henhold til innhold og sletter denne. All informasjon lagers i Office 365, som er godkjent i henhold til GDPR for lagring av informasjon det er naturlig at Spillavhengighet Norge behandler.
Alle henvendelser registreres i et lukket system på våre websider. Her lagres IKKE kontaktinformasjon eller annen gjenkjennelig informasjon. Systemet brukes til å lage statistikker på henvendelser. Statistikkene brukes offentlig og i forbindelser med søknader.
5. PÅMELDING KURS OG ARRANGEMENTER
Ved påmelding til seminar/kurs innhenter kontaktopplysninger i tillegg til allergier og behov for tilretteleggelse. Disse personopplysningene blir ikke brukt til andre formål enn å administrere arrangementet. Personopplysningene vil slettes etter endt arrangement.
6. DELTAKELSE I NETTVERKSGRUPPE OG BRUK AV ANDRE HJELPETILBUD
Det er opprettet et register for kontaktinformasjon til alle som bruker våre hjelpetilbud mer enn en gang. Før lagring gis et skriftlig samtykke som forklarer dette og hva det skal brukes til. Opplysningene vil brukes for å kunne sende ut informasjon om aktiviteter som gruppemøter og kontaktavtaler. Brukere som ikke lenger benytter våre tjenester, vil slettes fra registeret.
Med jevne mellomrom lager Spillavhengighet Norge spørreundersøkelser (anonyme) som omhandler trivsel og miljø i gruppene. Dette er en lenke som sendes ut (questback).
Ansatte har tilgang til registeret. Gruppelederne har innsyn til deltagere i egne grupper. Gruppelederne lagrer kontaktinformasjonen på telefoner som er passord-beskyttet. Det er daglig leder som administrerer registeret og ansatte har tilgang.
OBS: Om du er medlem av organisasjonen så har vi allerede fått samtykker gjennom din registrering som medlem.
Det innhentes egne samtykker på punkt 5 og 6 som skal være signerte.
7. SLETTING AV INFORMASJON/DATA/BREV
- Informasjon lagres så lenge det er nødvendig for å kunne gi den hjelp som trengs, eller så lenge som samtykke gjelder. Informasjonen kan slettes når som helst av vedkommende.
- Informasjon på brev oppbevares i låsbare skap/safer. Disse makuleres ved sletting.
- Inaktive brukeres informasjon slettes etter 1 år.
Spillavhengighet Norge vil oppdatere personvernerklæringen til enhver tids gjeldende regler fra Datatilsynet. Det kan klages til Datatilsynet om noe av behandlingen som gjøres av personvern i Spillavhengighet Norge er feil/ukorrekt.
Sist oppdatert 08.03.2024